Полезные статьи
Три шага: как выбрать компанию для бухгалтерского аутсорсинга
Российский бизнес применяет аутсорсинг, чаще всего, бухгалтерский. Если аутсорсинг применять правильно, то возможность передать определенные функции сторонней организации оказывается очень выгодной и удобной для бизнеса.
Какие услуги может оказывать компания-аутсорсер? На что обращать внимание, чтобы не ошибиться с выбором? Что учесть при аутсорсинговом сотрудничестве, чтобы получить максимальную пользу?
Шаг 1: на что рассчитывать?
Как правило, компания-аутсорсер выполняет следующий объем работ по договору бухгалтерского аутсорсинга:
- Работа с первичной документацией: формирует накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, банковские документы; оформляет кассовые документы; оприходует документы от поставщиков и продавцов;
- Отражает все операции на счетах бухгалтерского и налогового учета в бухгалтерских программах (в большинстве случаев это программа 1С);
- Начисляет заработную плату, делает расчет отпускных, больничных, декретных, премиальных, различных видов компенсаций и прочих выплат в пользу сотрудников клиента и соответственно всех «зарплатных» налогов с данных начислений;
- Формирует и сдает налоговую и бухгалтерскую отчетность в налоговые органы, внебюджетные фонды, в органы статистики и прочие госструктуры.
- Консультирует клиентов по возникающим вопросам в части оптимизации налогообложения и возможных налоговых рисков;
- Представляет интересы клиента в налоговых органах (по согласованию с клиентом – готовит ответы на письма ИФНС, предоставляет и запрашивает информацию, контактирует с инспекторами и пр.).
Кроме этого, бухгалтерские аутсорсинговые компании предлагают своим клиентам дополнительные опции: удаленный доступ к бухгалтерским программам, участвуют в совещаниях клиента, выезжают в командировки, участвуют в проведении инвентаризаций и пр.
Шаг 2: как выбрать аутсорсера?
Прежде чем отдать бухгалтерский учет сторонней организации, вам нужно определить действительно ли в вашем случае «овчинка стоит выделки»: будет ли ощутимая финансовая экономия в оплате труда и прочих расходов на штатных сотрудников бухгалтерии по сравнению со стоимостью оплаты услуг аутсорсинговой компании. Обычно, хорошим показателем экономии для компании при передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг считается сокращение расходов.Отберите несколько компаний, предлагающих свои услуги на рынке бухгалтерского аутсорсинга. Это можно сделать через поисковые системы в интернете, получить рекомендации коллег, обратить внимание на рейтинги, статьи в профессиональных журналах и др.
Когда у вас сформировался «пул» компаний-аутсорсеров, то оцените их по следующим критериям:
- Обратите внимание, каков период существования фирмы и ее репутация;
- Ознакомьтесь с отзывами клиентов. Ищите отзывы, размещенные не только на сайте самой компании, но и на других сайтах и форумах, спросите мнение коллег. Так вы получите более объективную информацию и сможете прояснить для себя при встрече с менеджером компании ее «слабые стороны».
- Обратите внимание на прозрачность и понятность цен на услуги. Зачастую маленькая стоимость услуги завуалированно прикрывает дробление самой услуги на мелкие составляющие для того, чтобы потенциальный клиент положительно реагировал на более низкую стоимость, но в итоге низкая цена заинтересовавшей вас услуги может привести вашу компанию к более высокой цене за обслуживание;
- Есть ли в компании-аутсорсере не только специалисты бухгалтерского учета, но и сотрудники сопутствующих специальностей: юристы, кадровики и пр.;
- Существует ли у компании сайт, как он ранжируется в выдаче (хороший показатель – первая/вторая страница в поисковике), его информационная обновляемость, представлены ли на сайте контакты и адрес местонахождения, есть ли удобный и оперативный способ связи и др.
- Смогут ли менеджеры выслать вам на электронную почту шаблон договора для ознакомления и анализа в удобной для вас обстановке. Желание менеджеров заставить вас непременно подъехать в офис компании и на месте изучить/подписать договор должно вас насторожить.
Следующий шаг отбора компании-аутсорсера: лично посетите офис, посмотрите на реальные условия труда сотрудников, оцените уровень их компетентности и навыки делового общения. Полуподвальное помещение в промзоне вряд ли свидетельствует о финансовой стабильности компании и заботе о сотрудниках. От такой компании вам тоже не стоит ждать неусыпной заботы о вас.
Пообщайтесь с руководителем отдела бухгалтерии или сотрудником, который будет закреплен за вашей компанией, оцените то, как с вами разговаривают и насколько понятно отвечают на ваши вопросы. Выясните, как будет выстраиваться механизм взаимодействия, каким образом будет происходить обмен документацией и информацией, а также как будет осуществляться контроль за правильностью ведения учета.
Стоимость высококвалифицированной работы персонала всегда стоит денег. Компания, которая предлагает вести для вас бухгалтерский учет по стоимости театрального билета, однозначно, не сможет предоставить квалифицированную услугу реально работающему бизнесу с оборотами.
Шаг 3: что потребуется от вас?
Вы определились с аутсорсинговой компании и готовы заключить договор. На начальном и последующих этапах работы с аутсорсерами от вас потребуется (кроме своевременной оплаты по договору) соблюдение трех правил. Тогда вы получите максимальную пользу от сотрудничества с компанией-аутсорсером.
- Имейте в виду, что на начальном этапе работы сотрудники компании-аутсорсера всегда будут задавать вам вопросы, касающиеся вашей деятельности. Это может утомить, но эти вопросы не бесконечны — ваши ответы нужны им, чтобы понять специфику бизнеса и корректно выстроить бухгалтерский учет.
- С вашей стороны должны быть назначены сотрудники, ответственные за своевременное предоставление первичной документации для обработки. Это очень важно. Суммы налогов формируются на основании предоставленных с вашей стороны документов. Если документация предоставлена не в полном объеме или же не вовремя, то финансовый результат будет некорректным, сумма налогов окажется выше, а прибыль компании будет более низкой по сравнению с ожидаемыми результатами.
- Договоры, которые вы планируете заключать со своими поставщиками или покупателями, желательно предоставлять на этапе обсуждения условий сделок, чтобы аутсорсер смог помочь вам в оценке возможных налоговых рисков.
Когда же взаимодействие с аутсорсинговой компанией будет отлажено, то у вас возникнет обоснованное доверие к профессионалам, и вы увидите в вашем бухгалтерском учете экономию и порядок. Спешить с доверием не нужно, потому что если компания бухгалтерского аутсорсинга квалифицированная, то доверие появится само.Критерием удачного сотрудничества с компанией-аутсорсером является то, что вы можете быть спокойны за финансовую безопасность своей компании и сможете сосредоточить свои усилия на достижении более высоких вершин в вашем бизнесе.
Источник: https://www.klerk.ru/boss/articles/476105/
О ПРОВЕРКАХ
Что проверяют контролеры из ПФР
Контролеры из ПФР проверяют документы, связанные с назначением (перерасчетом) пенсий, предоставлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц. При этом инспекторы должны изучить три основных вопроса:
Во-первых, они проверят наличие у работников страховых свидетельств. На этом этапе контролеры будут смотреть штатное расписание, приказы о приеме на работу и увольнении, трудовые и гражданско-правовые договоры с работниками.
Во-вторых, ревизоры обязаны проверить достоверность отраженных в индивидуальных сведениях данных о выплатах, начисленных застрахованным работникам. Для этого им потребуются расчетные (расчетно-платежные) ведомости, лицевые счета и прочие бухгалтерские документы, связанные с начислением заработной платы.
В-третьих, ревизоры проверяют сведения о трудовом стаже. Прежде всего они будут смотреть первичные документы по учету кадров и использованию рабочего времени. Так что приготовьте личные карточки работников, трудовые книжки, табели учета рабочего времени и зарплаты, приказы об отпусках, справки о простоях и т. д. Полный перечень этих документов указан в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. По гражданско-правовым договорам, заключенным с сотрудниками, проверяющие потребуют акты приема-сдачи работ (услуг).
В первую очередь контролеры из ПФР проверят сведения по гражданам, которые выйдут на пенсию в ближайшие два года. Также повышенное внимание они уделят работникам, имеющим право на льготную пенсию, и тем, кто привлекался к работе на основе гражданско-правовых договоров.
Сотрудники ПФР могут просмотреть следующие документы:
- учредительные документы;
- штатное расписание;
- список внештатных работников;
- список работников, нанятых по гражданско-правовым договорам;
- информацию о страховых свидетельствах, имеющихся у работников;
- списки работников, выходящих на пенсию в текущем году и в ближайшие два года;
- расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;
- лицевые счета работников;
- кассовые документы;
- банковские документы;
- договоры гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг (с актами приема-сдачи работ);
- приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и др.);
- трудовые книжки работников;
- личные карточки по форме № Т-2;
- табель учета рабочего времени;
- документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда.
Что проверяют контролеры из ФСС
Контролеры из ФСС России проверят расходы на выплату пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и др.).
Проверку начнут с изучения устава и документов, имеющих отношение к выплатам в пользу работников. Поэтому бухгалтеру заранее следует проверить правильность составления:
- штатного расписания;
- приказов о выплате заработной платы,
- материальной помощи и других вознаграждений;
- коллективных, трудовых и гражданско-правовых договоров;
- положений о системе оплаты труда, премировании и т. д.
Затем контролеры из ФСС проанализируют первичные бухгалтерские документы и сверят их с записями в регистрах бухгалтерского учета (журналах-ордерах, главной книге), расчетных ведомостях по средствам фонда и расчетно-платежных ведомостях по начислению заработной платы. Если обнаружат расхождения данных расчетной ведомости и данных по кредиту счета «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», а также дебету счетов учета затрат на производство, то будут выяснять, на все ли выплаты в пользу работников начислены страховые взносы. Для этого ревизоры посмотрят:
- приказы о приеме на работу;
- табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
- договоры гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляют страховые взносы;
- расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости; лицевые счета.
Пособие по временной нетрудоспособности
Проверяющие могут потребовать любые документы, касающиеся выплаты пособий и приобретения путевок. Пособие по временной нетрудоспособности начисляется на основании листка нетрудоспособности. Листок должен храниться в бухгалтерии. Если он потерян, то вам нужно получить его дубликат. Контролеры проверят правильность реквизитов больничного листа. Обратите внимание Фирмы и предприниматели могут оплачивать больничные своим сотрудникам только на основании листков нетрудоспособности по форме, которая утверждена приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26 апреля 2011 года № 347н. Больничный лист должен иметь разборчивые записи медицинских работников, четкие печати и название лечебного учреждения. Исправления в документе не допускаются. Инспекторы могут не принять больничный, если:
- не указан вид нетрудоспособности или место работы заболевшего;
- врач выдал больничный лист на срок более 10 дней;
- листок нетрудоспособности выдан «частником», у которого нет лицензии на проведение экспертизы временной нетрудоспособности.
При проверке оплаты больничных листов ревизоры в первую очередь поинтересуются системой оплаты труда: штатным расписанием, трудовыми договорами и т. д. Далее проверяющие посмотрят, правильно ли исчислен страховой стаж и рассчитана сумма пособия. Напомним: первые три дня болезни сотрудника оплачивает работодатель. А ФСС начинает платить только с четвертого дня.
Пособие по беременности и родам
Сотруднице, у которой родился ребенок, положен отпуск по беременности и родам на 140 дней: 70 дней – до даты предполагаемых родов и 70 дней – после. Так сказано в статье 255 Трудового кодекса РФ. На все время такого отпуска выписывают больничный лист. Пособие по беременности и родам предоставляется по больничному листу и оплачивается ФСС.
Чтобы подтвердить обоснованность расхода средств фонда, проверяющим нужно показать:
- заявление сотрудницы о предоставлении отпуска;
- больничный лист;
- приказ о предоставлении отпуска;
- копию свидетельства о рождении ребенка.
Обратите внимание Декретное пособие при усыновлении младенца может получить только женщина-усыновитель. Мужчине-усыновителю предоставляют оплачиваемый отпуск, рассчитываемый так же, как рассчитывается декретный отпуск. Читайте также «Ежемесячное пособие по уходу за ребенком»
Единовременное пособие при рождении ребенка
Единовременное пособие при рождении ребенка выдается работнику предприятия:
- при рождении ребенка;
- при усыновлении ребенка в возрасте до трех месяцев.
Если вы выдавали пособие при рождении или усыновлении ребенка, то в бухгалтерии должны быть:
- расходный кассовый ордер на выплату пособия;
- заявление о выплате пособия, составленное сотрудником;
- справка о рождении ребенка. Ее работнику должны выдать в загсе вместе со свидетельством о рождении ребенка;
- справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось.
Обратите внимание Ежемесячное пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет не облагают налогом на доходы физлиц, страховыми взносами, а также взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет назначают работнику, который ухаживает за ребенком (мать, отец, бабушка, дедушка, опекун и т. д.). Чтобы подтвердить обоснованность уплаты пособия по уходу за ребенком младше полутора лет, вам нужно иметь:
- заявление сотрудника о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;
- копию приказа о предоставлении отпуска;
- копию свидетельства о рождении ребенка.
Пособие на погребение
Пособие на погребение выдается в случае:
- смерти сотрудника. Пособие выплачивается супругу (супруге) или другим лицам, которые хоронят умершего;
- смерти несовершеннолетнего ребенка сотрудника.
Размер социального пособия на погребение – 4000 руб-лей. Начиная с 2011 года он подлежит индексации. Так, в 2014 году он составлял 5002,16 рубля, в 2015–2016 гг. – 5277,28 рубля (в 2016 г. не индексировался). В районах и местностях, где применяется районный коэффициент к заработной плате, эти пособия выплачиваются с учетом коэффициентов. Если вы выдавали такое пособие, то проверяющим нужно показать:
заявление сотрудника (его родственника) о выплате пособия;
справку загса о смерти;
счет на оплату похоронных услуг;
платежное поручение или квитанцию к приходному ордеру на оплату похоронных услуг.
Проверки ФСС по взносам «по травме»
Сотрудники ФСС проверяют, как фирма или предприниматель расходуют средства на приобретение путевок, правильность исчисления и своевременность уплаты взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Проверяя страхователей, ФСС применяет Методические указания по выездным документальным проверкам (утв. постановлениями ФСС РФ от 7 апреля 2008 г. № 81 и № 82). Проверка правильности начисления и уплаты взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний назначается и проводится на основании решения руководителя отделения фонда. Проверяющие из ФСС обязательно обратят внимание на произведенные выплаты работнику, пострадавшему в результате несчастного случая на производстве или получившему профзаболевание. К таким выплатам относят:
- пособие по временной нетрудоспособности;
- страховые выплаты;
- компенсацию расходов на реабилитацию работника (затраты на дополнительное питание, медицинские препараты, санаторно-курортное лечение, протезирование и т. д.).
Контролеры также проверят порядок финансирования предупредительных мер по сокращению несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. К ним относят:
- периодические медицинские осмотры работников в медицинских учреждениях, находящихся в собственности фирмы;
- профилактическое санаторное лечение работников в санаториях-профилакториях, находящихся в собственности фирмы.
За счет средств фонда фирма может приобрести путевки:
- в детские оздоровительные лагеря;
- на санаторно-курортное лечение и оздоровление для профилактики заболеваний;
- на долечивание своих работников после стационарного лечения.
Стоимость путевки в детские оздоровительные лагеря и на санаторно-курортное лечение и оздоровление оплачивается только в пределах норм, установленных федеральным законом о бюджете Фонда социального страхования. Такой закон принимают ежегодно. Каких-либо ограничений по оплате путевок на долечивание не установлено, поэтому ФСС компенсирует стоимость таких путевок полностью. Если вы оплачивали путевки, то работникам ФСС надо представить:
- заявление сотрудников фирмы о предоставлении путевок;
- договор на их приобретение;
- счет на оплату;
- платежное поручение или квитанцию к приходному кассовому ордеру на оплату путевок;
- приходную накладную;
- отрывные талоны к путевкам (их должны представить работники, вернувшиеся с отдыха);
- список работников, получивших путевки, с их подписями. Он составляется в произвольной форме;
- расчетную ведомость по средствам фонда.
Источник: http://www.buhgalteria.ru/article/n154185
© Бухгалтерия.ру
